Qu’est-ce que le partage de bureaux ?

Avec les nouveaux modes de travail actuels, la notion de bureau fixe est de plus en plus remise en question. Le travail hybride, qui combine télétravail et présence au bureau, nécessite des aménagements flexibles et adaptés. Le partage de bureaux répond parfaitement à cette exigence où chaque collaborateur dispose d'un poste de travail adaptable et évolutif selon les projets en cours.

Qu’est-ce qu’un desk sharing ? Quels sont les avantages du partage de bureau ? Comment bien choisir un espace de coworking ? Voyons cela ensemble.

Le partage de bureau, ou desk sharing, est un mode de travail collaboratif qui offre un environnement commun pour des professionnels de tous horizons. Indépendants, freelances, petites entreprises, et même employés de grandes sociétés peuvent en bénéficier. Ce concept va au-delà de la simple mutualisation de l'espace : il favorise une synergie entre les utilisateurs.

Grâce au coworking, fini le bureau individuel cloisonné ! Place à des zones ouvertes, modulables et équipées, créées pour faciliter les échanges, stimuler la créativité et optimiser les performances. Cette approche s'inscrit dans la tendance des nouvelles formes de travail, où télétravail, réunions à distance et déplacements d’affaires sont devenus la norme.

Au cœur des bureaux partagés, on retrouve souvent de vastes plateaux aménagés pour offrir un environnement propice aux interactions et à la collaboration. Ces plateformes ouvertes peuvent accueillir jusqu'à une dizaine de coworkers. Bien sûr, pour ceux qui ont besoin de plus de concentration, des bureaux individuels sont également disponibles.

Le concept du partage de bureau est donc de s’installer sur un espace disponible le matin. Les salariés n’ont plus vraiment de place définie car chacun s’adapte selon les jours de télétravail des autres collègues. Les entreprises avec beaucoup de personnes en déplacement peuvent également trouver ce concept idéal.

L’idée du partage de bureau peut rester en interne de l’entreprise, c’est à dire que l’espace entier est loué par une entreprise, mais la disposition des employés est flexible et chaque employé doit choisir son emplacement lors de son arrivée.

Un autre modèle intéressant afin d’économiser des ressources et de favoriser les interactions externes est le bureau partagé entre entreprises. Avec la présence réduite des employés que ça soit des déplacements professionnels ou du télétravail, deux entreprises peuvent se partager un bureau avec des postes disponibles pour les employés.

La présence des employés peut être croisée selon le nombre de poste ou définie selon un calendrier pour la présence au bureau (par exemple tel jour c’est entreprise X qui est présente, le lendemain une autre).

Cette solution offre l’avantage de partager les coûts de location entre deux entreprises.
Bien sûr, certains peuvent y voir des inconvénients comme le fait de devoir « s’installer » le matin sur un poste différent du précédent.

Des racines lointaines à un essor fulgurant

Bien que le terme « coworking » soit relativement récent, le concept de travailler ensemble dans un bureau partagé existe depuis des siècles. Des monastères médiévaux aux ateliers d'artistes du XIXe siècle, les hommes et les femmes ont toujours cherché à se réunir pour partager leurs compétences et leurs connaissances.

Depuis l’essor du coworking, le partage de bureau s'est rapidement répandu à travers le monde. Le concept séduit de plus en plus d’entreprises en quête de liberté et de sens. Les espaces de travail flexibles se sont multipliés. Aujourd’hui, ils offrent une large diversité d'ambiances et de prestations pour répondre aux attentes de chacun.

Les différents types d'espaces de travail partagés

Le monde des affaires évolue, et avec lui les lieux où nous exerçons nos activités. Quel genre d'environnement vous permettrait d'être plus productif, créatif et épanoui ? Pour vous aider à y voir plus clair, voici un aperçu des différents bureaux disponibles.

Open-space : un cadre de travail ouvert

L'open-space est un endroit où les employés partagent un grand espace ouvert, sans cloisons individuelles. Seuls quelques bureaux, comme ceux de la direction, sont isolés.

Ce genre d'aménagement facilite le partage des bureaux (desk sharing) et permet d'intégrer des bureaux privés plus spacieux que les bureaux fermés classiques, tout en conservant des espaces communs :

· salle de réunion ;

· restauration et cuisine ;

· lieux de détente : jeux, repos…

Un bureau collaboratif est un espace de travail partagé, conçu pour accueillir des indépendants, des freelances et des petites entreprises. Il offre une grande flexibilité en termes de durée de location et d’équipements.

· Bureaux partagés : des postes de travail sont mis à disposition pour une utilisation ponctuelle ou régulière.

· Réservation de bureaux : pour les travailleurs nomades, un système de réservation permet de louer un bureau fixe pour quelques heures, quelques jours ou mois.

· Services inclus : les utilisateurs ont accès à des prestations complémentaires telles qu’une connexion internet haut débit, des salles de réunion, un phone box, une cuisine équipée…

Le bureau partagé offre un environnement stimulant où l'on peut rencontrer d'autres personnes et développer son réseau.

Bureaux fermés : l'intimité et la confidentialité

Les bureaux fermés offrent un lieu privatif au sein d'un espace de coworking ou d'un bâtiment partagé.

· Confidentialité : ces bureaux sont parfaits pour les équipes qui souhaitent se concentrer pleinement sur des projets sensibles ou des appels confidentiels.

· Flexibilité : la taille d’un bureau fermé peut varier, allant du bureau individuel au bureau pouvant accueillir plusieurs personnes (entre 6 m² à 100 m²).

· Personnalisation : le plus souvent, vous pouvez personnaliser votre bureau en choisissant votre mobilier et votre décoration.

Sur Urbidesk, vous trouverez de nombreuses offres de bureaux fermés, entièrement meublés et prêts à l'emploi. Si vous préférez personnaliser votre espace, vous pourrez louer un bureau attitré vide et l'aménager selon vos goûts.

Plateaux privatifs : l'espace sur mesure pour les grandes équipes

Un plateau privatif offre à votre entreprise ou équipe un espace de travail entièrement dédié, souvent d'une superficie minimale de 80m². Il s'agit bien plus qu'un simple bureau traditionnel ; c'est un environnement flexible et dynamique, conçu sur mesure pour répondre à vos besoins spécifiques.

· Personnalisation : vous pouvez aménager votre plateau privatif selon vos exigences spécifiques, en choisissant le mobilier, la configuration des lieux et les équipements.

· Formules sur mesure : les plateaux privatifs sont modulables. Vous pouvez choisir la durée de votre location et la taille de votre espace de bureau selon vos convenances.

· Services inclus : en plus des services classiques (maintenance, réception), de nombreux plateaux privatifs proposent des équipements haut de gamme comme une cuisine équipée, une terrasse ou un balcon privatif. Certains occupent même un étage entier, une aile ou une demi-aile d'un bâtiment.

Et ce n’est pas tout. Grâce à des cloisons ou des murs, ces bureaux assurent un espace de travail confidentiel et indépendant, idéal pour favoriser la concentration et la productivité de vos équipes.

Alliant calme et collaboration, les espaces de coworking sont des lieux de travail uniques avec de nombreux avantages.

La créativité et la collaboration avant tout

Loin de l'isolement du télétravail, le coworking est un terrain de jeu idéal pour les esprits créatifs. Les rencontres fortuites avec des indépendants ou entreprises d'autres horizons nourrissent l'imagination et ouvrent de nouvelles perspectives. L'émulation du groupe stimule l'innovation et encourage chacun à donner le meilleur de lui-même. Bien sûr il faut que vous soyez en phase avec cette idée sinon un bureau privé ou un espace open-space vous conviendra mieux.

Flexibilité et liberté au rendez-vous

Le coworking s'adapte à tous les profils professionnels. Besoin d'un bureau pour une journée ? Pour un projet ponctuel ?

C'est possible ! Réservez un bureau à la journée, à la semaine ou au mois : c'est vous qui décidez ! Fini les engagements à long terme. Profitez d'une flexibilité importante sans compromis sur la qualité des services.

Des économies substantielles

Les bureaux collaboratifs proposent une solution économique et efficace pour les entreprises. En mutualisant les coûts, les coworkers bénéficient d'un environnement de travail entièrement équipé sans avoir à investir dans un bureau individuel : wifi haut débit, vidéoprojecteur, équipements de visioconférence, etc.

Un boost pour la productivité

En vous installant dans un bureau partagé, vous rejoignez une communauté de personnes motivées. Cet environnement dynamique vous permet de travailler de manière plus efficace. Besoin d'un conseil ? L'entraide est au cœur du coworking : vous pouvez échanger avec d'autres coworkers et bénéficier de leurs compétences.

Un impact positif sur l'environnement

Choisir le desk sharing, c'est faire un choix éco-responsable. En partageant les espaces et les équipements comme les imprimantes ou les machines à café, vous réduisez votre empreinte carbone. De plus, de nombreux bureaux collaboratifs utilisent des énergies renouvelables et mettent en place des initiatives écologiques pour préserver l'environnement.

Le choix d'un lieu de travail partagé est une décision stratégique pour votre entreprise. Pour trouver celui qui correspond parfaitement à vos attentes, suivez ces quelques étapes clés :

1. Définissez vos besoins

Avant de choisir un bureau collaboratif, identifiez clairement vos préférences :

· Quel aménagement souhaitez-vous (bureaux privés, open space, flex office ou bureau flexible) ?

· Pour combien de personnes ?

· Pour quelle durée (à court, moyen ou long terme) ?

2. Privilégiez un emplacement stratégique

L'emplacement de votre futur desk sharing aura un impact direct sur le confort et la productivité de vos équipes.

· Accessibilité et environnement : privilégiez un emplacement qui facilite la vie de vos équipes en optant pour un quartier bien desservi par les transports en commun.

· Image de marque : un emplacement stratégique renforcera votre image de marque et vous permettra d'attirer de nouveaux talents.

3. L'ambiance : vivez l’expérience

L'ambiance fait tout. En effet, l'énergie qui vibre au sein d'un bureau partagé est bien plus qu'un simple décor. C'est le pouls de votre activité.

Pour en saisir toute la richesse :

· Une visite sur le terrain : prenez le temps de vous rendre sur place à différents moments de la journée pour ressentir l'atmosphère générale et l'énergie de l'espace.

· Les liens du coworking : observez comment les individus interagissent. L’endroit favorise-t-il les rencontres fortuites, les échanges, la construction d'un réseau solide ?

4. Vérifiez les équipements et les services proposés

Au-delà de l’ambiance, renseignez-vous sur les prestations et les équipements proposés :

· La qualité de la connexion internet est-elle suffisante pour votre utilisation ?

· Des locaux pour les réunions sont-ils disponibles pour vos rendez-vous clients ?

· Quels sont les services complémentaires proposés (photocopieurs, lieu de repos, terrasse, formations, etc.) ?

Ces éléments peuvent faire toute la différence dans votre choix.

5. Analysez les coûts et les conditions contractuelles

Le prix ne fait pas tout ! Néanmoins, ne négligez pas l'aspect financier.

· Quel est votre budget ?

· Comparez les offres et choisissez la plus adaptée.

· La flexibilité du contrat est-elle garantie ?

Avant de sauter le pas, assurez-vous de bien comprendre tous les coûts associés à la location de l’espace de coworking (frais d'adhésion, charges, etc.). Aussi, Informez-vous sur les différentes options de paiement proposées (mensualité, trimestriel, annuel).

Chaque solution de desk sharing a ses propres avantages et s'adresse à des attentes spécifiques. Que vous soyez un indépendant, une PME ou une entreprise multinationale, il existe une solution adaptée à vos projets.

Vous êtes à la recherche de bureaux à partager, de nouveaux lieux pour travailler et développer votre réseau ? Que ce soit pour un bureau indépendant, un flex office ou une zone de travail attitrée, Urbidesk vous propose un large choix d'espaces de coworking répondant à toutes vos attentes.