Le travail hybride, qu'est-ce que c'est et comment le mettre en place ?

La part de salariés ayant recours au télétravail a connu une ascension fulgurante au cours des dernières années. Ce taux de 25 % en 2017 a connu un pic au cours de la pandémie du COVID (45 % en 2020). Aujourd'hui, ce chiffre tend à se stabiliser à 36 % en 2024 avec une tendance pour une nouvelle forme d'organisation : le travail hybride.

Qu'est-ce que le travail hybride ?

Le travail hybride combine le travail au bureau et à distance. Le but est d'offrir aux salariés les avantages des deux systèmes.

Cette nouvelle organisation du travail, entre présentiel et full remote, peut s'articuler de différentes manières :

· Le modèle fixe : les salariés se voient attribuer un nombre prédéterminé de journées où leur présence au bureau est obligatoire. Ces journées en présentiel sont prédéfinies et fixes ;

· L'organisation flexible : le travail hybride est organisé selon le bon vouloir des collaborateurs. Ils bénéficient d'une liberté totale pour organiser leur présence au bureau. Tant que les tâches sont effectuées et le temps de travail respecté, ils peuvent s'organiser comme bon leur semble ;

· Les organisations favorisant le télétravail ou le travail en présentiel : dans ces cas-ci, l'employeur rend l'une des options la norme, tandis que l'autre solution devient l'exception. Par exemple : le télétravail est normalisé dans l'entreprise, et les collaborateurs ne se rendent sur site que très exceptionnellement, pour assister à des réunions d'équipe ;

· Le télétravail hybride à la carte : un nombre prédéterminé de journées en télétravail est accordé aux collaborateurs. Ceux-ci peuvent alors organiser leur semaine de travail comme bon leur semble, en s'accordant, par exemple, 2 jours de télétravail hebdomadaires au choix.

Les avantages du travail hybride

Flexibilité pour les employés

La flexibilité offerte aux collaborateurs dans leur manière de travailler et d'organiser leur semaine de travail fait partie des principaux avantages du travail hybride. Pouvoir alterner les journées en présentiel et à distance permet de mieux équilibrer vie privée et vie professionnelle. Les employés reprennent alors en main leur gestion du temps. 

Selon une enquête de l'observatoire CETELEM, les journées en télétravail permettent aux salariés d'assurer l'équilibre entre leur vie professionnelle et vie privée (38 %), ainsi qu'une meilleure flexibilité dans leur méthode d'organisation de leurs tâches (45 %).

Aller chercher des courses, choisir de travailler dans un café ou un espace de coworking, être présent lors de la venue d'un technicien au domicile... Autant de possibilités qui s'ouvrent aux employés hybrides pour leur permettre de redevenir maîtres de leur emploi du temps. 

Réduction des coûts pour les entreprises

De nombreuses études affirment que le travail à domicile permet de réduire les coûts pour les entreprises. Les entreprises recherchent des espaces adaptés à ces nouveaux modes de travail pour leurs équipes et l’exploitation de locaux entiers est souvent très couteux.

Le travail à distance, quelle que soit sa méthode d'application, permet de réduire le nombre de personnes présentes sur le site au quotidien. Des économies supplémentaires non négligeables pour les entreprises. Selon l'étude "Que savons-nous aujourd'hui des effets économiques du télétravail ?" menée par le gouvernement, 2/3 des économies réalisées par les sociétés via le travail à distance concernent les coûts énergétiques et immobiliers. 

La raison ? La réduction des espaces de travail, puisque l'intégralité des employés n'est pas présente au bureau en même temps. 

Nous pouvons prendre l'exemple d'Investissement Québec, qui occupait auparavant 3 bâtiments. Aujourd'hui, l'intégralité des collaborateurs est officiellement installée dans un bâtiment unique. La surface locative occupée par l'entreprise a alors diminué de 45 %.

Un mix télétravail et présence au bureau aurait également un impact sur la productivité : dès 2021, l'institut Sapien publie une étude démontrant que le télétravail permet d'augmenter de 22 % la productivité des salariés. Un gain financier supplémentaire évident pour les entreprises.

Ce n'est pas tout. L'alternance entre télétravail et travail sur site apporte également son lot d'avantages côté RH. Le cabinet de recrutement Robert Half s'est penché sur le sujet avec son étude "Ce que veulent les candidats". 

Le constat est sans appel : 

· Le télétravail représente une opportunité de recruter de nouveaux talents (54 %) ;

· Le télétravail permet de retenir les employés (44 %)

Une véritable source d'économie pour les entreprises, car le coût d'un recrutement peut atteindre jusqu'à 10 000 euros. Ce chiffre peut aisément être triplé dans le cadre d'un recrutement dit "raté" (le salarié quitte l'entreprise prématurément ou ne correspond pas aux attentes).
(Source : Le Figaro Recrutement).

Les défis du travail hybride

Maintien de la cohésion d'équipe

La cohésion de l'équipe peut représenter un véritable défi, voire une source d'inquiétude pour les entreprises souhaitant appliquer un mode de travail hybride. 

Voici les principaux leviers sur lesquels vous concentrer pour favoriser le maintien d'une cohésion de groupe solide et solidaire :

· Le maintien d'une communication claire : en favorisant l'utilisation d'outils de communication tels que Microsoft Teams, Skype, etc. L'idée est de permettre aux employés d'échanger entre eux à tout moment au cours de leur journée de travail pour éviter toute difficulté de communication.

· La préservation de la culture d'entreprise : l'organisation d'un meeting en présentiel/semaine pour l'ensemble des employés, la mise en place d'after-works, d'évènements au sein de l'entreprise ou de team building, ou encore le maintien d'une ambiance de groupe bienveillante... Renforcez autant que possible l'image de votre entreprise auprès de vos employés ;

· La lutte contre le sentiment d'isolement et l’encouragement d'un sentiment d'appartenance au groupe : ici encore, les évènements et meetings réguliers peuvent permettre de créer une émulation de groupe. La culture de la confiance permet également aux salariés d'exprimer clairement leurs besoins et envies concernant leur rythme ;

· La mise en place d'un cadre organisationnel : définissez clairement le cadre du travail hybride, son mode de fonctionnement, ses obligations... Tout en insistant sur les risques d'épuisement professionnel. Le travail flexible peut amener à des heures supplémentaires non prévues : prêtez une attention toute particulière à l'importance de la déconnexion.

Gestion de la productivité

Dans le cadre de la gestion de la productivité, les logiciels informatiques seront vos meilleurs alliés. Voici quelques exemples d'outils à adopter :

· Les logiciels de gestion de projet : pour le suivi des plannings, de l'avancée de chaque mission.

· Les calendriers partagés et les outils de gestion du temps : pour l'inscription et le rappel des meetings ou deadlines ;

· Les clouds et plateformes de partage de documents : pour le suivi de dossiers par plusieurs personnes à la fois.

Comment mettre en place un modèle de travail hybride efficace ?

Évaluation des besoins de l'entreprise et des employés

La mise en place d'un nouveau mode de travail ne s'improvise pas : il faut récolter plusieurs informations avant de se lancer. Posez-vous les bonnes questions :

· Que pensent vos employés du travail hybride ?

· Quels sont les postes nécessitant une présence sur site en tout temps ?

· De quel matériel les employés ont besoin pour effectuer leurs tâches à distance ?

Il s'agit alors de lever le voile sur les forces, faiblesses, opportunités et menaces qui s'appliquent à la mise en place d'un mode de travail hybride dans votre entreprise.

Choix des outils de collaboration

De nombreux outils d’organisation s’offrent à vous pour vous permettre de faciliter l’intégration du travail hybride dans votre société. Vous avez ainsi la possibilité de vous orienter vers des outils informatiques spécifiquement conçus pour les équipes hybrides. Par exemple : 

· Wrike : pour la gestion et l'organisation des flux de travail ;

· Talkspirit : un réseau social propre à votre entreprise pour faciliter la communication interne ;

· Kelio : pour organiser les journées de télétravail en collaboration avec le service RH ;

· Klaxoon : une plateforme collaborative pour maintenir la cohésion de vos équipes.

Espaces de travail adaptés au modèle hybride

Les bureaux flexibles en open-space

Le principe des bureaux en open-space pour une entreprise repose sur l'idée que chaque membre de l'équipe hybride peut librement choisir l'emplacement de son poste de travail du jour. L'employé est entièrement libre de travailler où il le souhaite : dans les locaux de l'entreprise, à la place de son choix... 

Si le flex office n'est pas encore très répandu, la liberté qu'il offre s'aligne directement avec le principe du travail hybride.

Bureau Urbidesk - Paris sur Rue du 4 septembre

Les bureaux privés

Les bureaux privés permettent de profiter d'espaces de travail fermés et calmes, tout en offrant un accès aux espaces communs. Cuisine partagée et autres espaces de détente deviennent alors des lieux de convivialité et de sociabilité. 

Les espaces de coworking

Les entreprises peuvent tout à fait offrir à leurs collaborateurs la possibilité d’occuper quelques jours/heures par semaine une place dans un espace de coworking. Une manière astucieuse de lutter contre le sentiment d’isolement.

À noter : l'occupation des espaces de coworking présente quelques risques en termes de sécurité des données. Des notions sur lesquelles se pencher avant d'opter pour ce mode de fonctionnement.

Le concept des bureaux partagés

Le principe des bureaux à partager ? Plusieurs entreprises se partagent un même local afin de réduire les coûts liés aux frais immobiliers. Une solution nouvelle génération, principalement présente dans les grandes villes.

L'avenir du travail hybride

Aujourd'hui devenu presque une norme, le travail hybride a de beaux jours devant lui : les entreprises réticentes à son instauration se font de plus en plus rares. 

Puisqu'il s'agit d'un mode de travail très récent, celui-ci continue à évoluer pour satisfaire les exigences des salariés ainsi que des dirigeants. 

L'utilisation de nouveaux outils collaboratifs et organisationnels, le recours à des espaces professionnels et l'adoption de nouvelles méthodes managériales : voici les leviers incontournables de la réussite du travail hybride. 

Conclusion

Maintien de l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle, possibilité de travailler partout où une connexion internet le permet... Les avantages du travail hybride sont nombreux. Si la satisfaction des employés n'est plus à prouver, ce nouveau mode de travail demande tout de même une organisation solide.